Netsoins ist eine Software zur Verwaltung der elektronischen Benutzerakte (DUI), die in EHPAD und medizinisch-sozialen Einrichtungen verwendet wird. Der Zugang basiert auf einer URL, die spezifisch für jede Einrichtung ist, individuellen Anmeldedaten und zunehmend auch einem zweiten Authentifizierungsfaktor. Das Verständnis dieser Architektur vermeidet die meisten Blockaden, die die Pflegekräfte täglich erleben.
Netsoins-Unterdomains: Die URL verstehen, bevor Sie sich anmelden
Die erste Quelle der Verwirrung bei der Anmeldung liegt in der Struktur der Webadressen des Portals. Netsoins verwendet keine eindeutige URL. Jede Einrichtung hat eine spezifische Subdomain, die oft aus einem Präfix besteht, das mit der Gruppe oder der Einrichtung verbunden ist, gefolgt von .netsoins.com.
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Die häufigsten Präfixe entsprechen unterschiedlichen Umgebungen: g.netsoins für die Verwaltung, e.netsoins für den Bildungsbereich, c.netsoins für den Pflegebereich oder hsm.netsoins.com für bestimmte gesicherte Unterkünfte. Das Eingeben des falschen Präfixes führt zu einem Portal, das Ihre Anmeldedaten nicht erkennt, ohne eine explizite Fehlermeldung.
Vor jedem Anmeldeversuch sollten Sie daher die genaue Adresse abrufen, die von der Leitung oder der IT-Abteilung Ihrer Einrichtung mitgeteilt wurde. Einige Einrichtungen zeigen sie auf einem Papiermemo im Pflegebereich an, andere fügen sie direkt als Lesezeichen auf den gemeinsamen Arbeitsplätzen hinzu. Wenn Sie den Browser oder das Gerät wechseln, überprüfen Sie, ob die gespeicherte URL tatsächlich die Ihrer Einrichtung ist und nicht die eines anderen Standorts der Gruppe.
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Um auf die Netsoins-Anwendung ohne Fehler zuzugreifen, ist die zuverlässigste Methode, die Adresse aus einem internen Dokument zu kopieren und einzufügen, anstatt sie aus dem Gedächtnis einzugeben.
Netsoins-Anmeldedaten und Zugriffsrechte nach Benutzerprofil
Die Anmeldedaten werden vom Administrator Ihrer Einrichtung vergeben, nicht vom Softwareanbieter. Es gibt kein öffentliches Konto für Netsoins. Ein neuer Mitarbeiter (Pflegekraft, Führungskraft, Verwaltungsangestellter) erhält ein Benutzername-Passwort-Paar bei seinem Dienstantritt oder seiner Erstausbildung.
Der Zugriffslevel hängt vom im System definierten Profil ab. Ein Pflegehelfer hat nicht die gleichen sichtbaren Module wie ein koordinierender Arzt oder ein Verwaltungsleiter. Diese Segmentierung ist kein Fehler: Sie entspricht den Anforderungen der DSGVO und der Speicherung von Gesundheitsdaten (HDS).
- Ein Pflegeprofil hat Zugang zu den Übertragungen, dem Pflegeplan und den Vitalzeichen des Bewohners, aber nicht zu den Abrechnungsdaten.
- Ein Verwaltungsprofil verwaltet die Aufnahmen, die Bewegungen und den finanziellen Bereich, ohne die vollständige medizinische Akte einsehen zu können.
- Ein Arztprofil hat erweiterten Zugang zur elektronischen Patientenakte, zu den Verschreibungen und zu den Berichten über Telekonsultationen.
Wenn ein Modul, das Sie normalerweise verwenden, nach einem Update oder einem Wechsel des Arbeitsplatzes verschwindet, liegt das Problem fast immer an einer Änderung Ihrer Zugriffsrechte. Wenden Sie sich an Ihren IT-Ansprechpartner oder Ihre Führungskraft, um Ihr Profil zu überprüfen.
Doppelte Authentifizierung bei Netsoins: Was sich für die Pflegekräfte ändert
Seit 2024-2025 planen mehrere Gruppen von EHPAD und DSI die Einführung von Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) auf den Netsoins-Portalen. Das Prinzip: Nach Eingabe Ihres Passworts wird ein zweiter temporärer Code benötigt, der per SMS gesendet oder von einer auf einem dienstlichen Smartphone installierten Authentifizierungsanwendung generiert wird.
Diese Änderung hat direkte praktische Konsequenzen. Jede Pflegekraft muss über ein kompatibles Gerät verfügen, um den zweiten Faktor zu erhalten. Im Falle eines Verlusts oder Wechsels des Telefons muss im Voraus ein Wiederherstellungsverfahren von der Einrichtung vorgesehen werden.
Drei Punkte, die vor der Aktivierung der MFA zu beachten sind:
- Überprüfen Sie, ob die Telefonnummer, die mit Ihrem Konto verknüpft ist, im System aktuell ist.
- Installieren Sie die von Ihrer DSI empfohlene Authentifizierungsanwendung auf dem dienstlichen Gerät (nicht auf einem persönlichen Gerät, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Genehmigung vor).
- Testen Sie das Wiederherstellungsverfahren mindestens einmal vor der Inbetriebnahme, um eine vollständige Blockade am Tag des Wechsels zu vermeiden.
Die MFA fügt jeder Anmeldung einige Sekunden hinzu, reduziert jedoch erheblich das Risiko eines unbefugten Zugriffs auf die Gesundheitsdaten der Bewohner.
Verwaltung Ihres Netsoins-Bereichs im Alltag
Nach der Anmeldung zeigt die Startseite die Informationen an, die mit dem während Ihrer letzten Sitzung ausgewählten Bereich verbunden sind. Diese Bereichseinstellung bleibt von einer Anmeldung zur nächsten im Gedächtnis. Wenn Sie in mehreren Einheiten tätig sind, überprüfen Sie den aktiven Bereich, bevor Sie eine Übertragung oder eine Pflege eingeben, um zu vermeiden, dass diese dem falschen Bewohner zugeordnet wird.
Die Navigation erfolgt über Module, die über ein Hauptmenü zugänglich sind: Verwaltungsakte, Übertragungen (narrativ oder gezielt), Pflegeplan, Vitalzeichen. Jedes Modul unterteilt sich in Registerkarten und in nach Zeitraum oder Informationsart filterbare Ansichten.
Übertragungen und Nachverfolgbarkeit der Pflege
Die Eingabe einer Übertragung kann von der Startseite oder aus dem Übertragungsbuch des Bewohners erfolgen. Eine gezielte Übertragung folgt der Struktur DAR (Daten, Aktionen, Ergebnisse), während eine narrative Übertragung frei bleibt. Nach der Validierung erscheint die Übertragung im chronologischen Verlauf des Bewohners und kann nicht mehr gelöscht, sondern nur ergänzt oder abgeschlossen werden.
Abmeldung und Sitzungssicherheit
Netsoins meldet sich automatisch nach etwa dreißig Minuten Inaktivität ab. An einem gemeinsamen Arbeitsplatz im Pflegebereich ist es eine gute Praxis, die Sitzung nach jeder Nutzung manuell zu schließen. Ein Vergessen der Abmeldung setzt das Konto der Nutzung durch Dritte aus, was ein Problem der Nachverfolgbarkeit und Verantwortung darstellt.
Die Verwaltung des Passworts erfolgt über die Einstellungen des Benutzerprofils. Im Falle eines Vergessens erfolgt die Zurücksetzung über den Administrator der Einrichtung, nicht über einen automatischen Link, der per E-Mail gesendet wird. Ein robustes Passwort bereits bei der ersten Anmeldung zu wählen, vermeidet die häufigen Anfragen zur Zurücksetzung beim Vorgesetzten oder der IT-Abteilung.