Netsoins is een software voor het beheer van het elektronische gebruikersdossier (DUI) dat wordt gebruikt in EHPAD en medisch-sociale instellingen. De toegang is gebaseerd op een URL die specifiek is voor elke structuur, individuele identificaties en, steeds vaker, een tweede authenticatiefactor. Het begrijpen van deze architectuur voorkomt de meeste blokkades die dagelijks door de zorgteams worden ervaren.
Subdomeinen Netsoins: begrijp de URL voordat je inlogt
De eerste bron van verwarring bij het inloggen ligt in de structuur van de webadressen van het portaal. Netsoins gebruikt geen unieke URL. Elke instelling heeft een specifiek subdomein, vaak bestaande uit een prefix die verband houdt met de groep of de residentie, gevolgd door .netsoins.com.
Aanvullende lectuur : Waarom Papers Immo het Onmisbare Hulpmiddel Wordt voor het Beheren van Uw Vastgoeddocumenten
De meest voorkomende prefixes komen overeen met verschillende omgevingen: g.netsoins voor beheer, e.netsoins voor de educatieve ruimte, c.netsoins voor de zorgcomponent, of hsm.netsoins.com voor bepaalde beveiligde huisvesting. Het invoeren van de verkeerde prefix leidt naar een portaal dat je identificaties niet herkent, zonder een expliciete foutmelding.
Voordat je probeert in te loggen, moet je dus het exacte adres ophalen dat door de directie of de IT-afdeling van jouw instelling is verstrekt. Sommige structuren tonen het op een papieren memo in de zorgkamer, anderen integreren het direct als favoriet op de gedeelde werkplekken. Als je van browser of apparaat verandert, controleer dan of de opgeslagen URL daadwerkelijk die van jouw residentie is en niet die van een andere site van de groep.
Aanrader : Praktische gids voor een gemakkelijke verbinding met uw FDJ online account
Om toegang te krijgen tot de Netsoins-applicatie zonder fouten, is de meest betrouwbare methode om het adres vanuit een intern document te kopiëren en plakken in plaats van het uit het hoofd te typen.
Identificaties Netsoins en toegangsrechten per gebruikersprofiel
De inloggegevens worden toegewezen door de beheerder van jouw instelling, niet door de uitgever van de software. Er bestaat geen publiek account voor Netsoins. Een nieuwe medewerker (verzorgende, leidinggevende, administratief medewerker) ontvangt een combinatie van identificatie/wachtwoord bij de start van zijn functie of tijdens de initiële training.
Het toegangsniveau hangt af van het profiel dat in het systeem is gedefinieerd. Een zorgverlener zal niet dezelfde modules zichtbaar hebben als een coördinerend arts of een administratief beheerder. Deze segmentatie is geen bug: het voldoet aan de vereisten van de AVG en de hosting van gezondheidsgegevens (HDS).
- Een zorgprofiel heeft toegang tot de overdrachten, het zorgplan en de constanten van de bewoner, maar niet tot de facturatiegegevens.
- Een administratief profiel beheert de opnames, de bewegingen en de financiële kant, zonder het volledige medisch dossier te kunnen inzien.
- Een artsprofiel heeft uitgebreide toegang tot het elektronische medisch dossier, de voorschriften en de verslagen van teleconsultaties.
Als een module die je normaal gebruikt verdwijnt na een update of een functiewijziging, komt het probleem bijna altijd voort uit een wijziging van jouw rechten. Neem contact op met jouw IT-contactpersoon of leidinggevende om jouw profiel te controleren.
Dubbele authenticatie op Netsoins: wat verandert er voor zorgverleners
Vanaf 2024-2025 plannen verschillende groepen EHPAD en DSI de uitrol van multi-factor authenticatie (MFA) op de Netsoins-portalen. Het principe: na het invoeren van je wachtwoord is een tweede tijdelijke code vereist, verzonden via SMS of gegenereerd door een authenticatie-app die op een professioneel smartphone is geïnstalleerd.
Deze wijziging heeft directe praktische gevolgen. Elke zorgverlener moet beschikken over een compatibel apparaat om de tweede factor te ontvangen. In geval van verlies of verandering van telefoon moet er vooraf een herstelprocedure door de instelling worden voorzien.
Driedingen om te anticiperen voordat de MFA wordt geactiveerd:
- Controleer of het telefoonnummer dat aan jouw account is gekoppeld up-to-date is in het systeem.
- Installeer de door jouw DSI aanbevolen authenticatie-app op het professionele apparaat (niet op een persoonlijk apparaat, tenzij expliciete toestemming).
- Test de herstelprocedure minstens één keer voordat deze in productie gaat, om een totale blokkade op de omschakeldag te voorkomen.
De MFA voegt enkele seconden toe aan elke inlog, maar vermindert aanzienlijk het risico op ongeautoriseerde toegang tot de gezondheidsgegevens van de bewoners.
Beheer van jouw Netsoins-ruimte in het dagelijks leven
Eenmaal ingelogd toont de startpagina de informatie die verband houdt met de sector die je tijdens je laatste sessie hebt geselecteerd. Deze sectorinstelling blijft in het geheugen van de ene verbinding naar de andere. Als je op meerdere eenheden werkt, controleer dan de actieve sector voordat je een overdracht of zorg invoert, om te voorkomen dat je deze aan de verkeerde bewoner toekent.
De navigatie is gebaseerd op modules die toegankelijk zijn vanuit een hoofdmenu: administratief dossier, overdrachten (narratief of gericht), zorgplan, constanten. Elke module is onderverdeeld in tabbladen en filterbare weergaven per periode of type informatie.
Overdrachten en traceerbaarheid van zorg
Het invoeren van een overdracht kan vanaf het startscherm of vanuit het overdrachtsboek van de bewoner. Een gerichte overdracht volgt de structuur DAR (Gegevens, Acties, Resultaten), terwijl een narratieve overdracht vrij blijft. Na validatie verschijnt de overdracht in de chronologische volgorde van de bewoner en kan deze niet meer worden verwijderd, alleen aangevuld of afgesloten.
Afmelden en sessiebeveiliging
Netsoins logt automatisch uit na ongeveer dertig minuten inactiviteit. Op een gedeelde werkplek in de zorgkamer is het een goede praktijk om handmatig je sessie te sluiten na elk gebruik. Een vergeten afmelding stelt het account bloot aan gebruik door een derde, wat een probleem van traceerbaarheid en verantwoordelijkheid met zich meebrengt.
Het beheer van het wachtwoord gebeurt vanuit de instellingen van het gebruikersprofiel. In geval van vergeten, verloopt de reset via de beheerder van de instelling, niet via een automatisch verzonden link per e-mail. Het is raadzaam om een robuust wachtwoord te kiezen bij de eerste inlog om te voorkomen dat je meerdere resetverzoeken bij de leidinggevende of de IT-afdeling moet indienen.