Netsoins est un logiciel de gestion du dossier usager informatisé (DUI) utilisé dans les EHPAD et établissements médico-sociaux. Son accès repose sur une URL propre à chaque structure, des identifiants individuels et, de plus en plus souvent, un second facteur d’authentification. Comprendre cette architecture évite la plupart des blocages rencontrés au quotidien par les équipes soignantes.
Sous-domaines Netsoins : comprendre l’URL avant de se connecter
La première source de confusion lors de la connexion tient à la structure même des adresses web du portail. Netsoins n’utilise pas une URL unique. Chaque établissement dispose d’un sous-domaine spécifique, souvent composé d’un préfixe lié au groupe ou à la résidence, suivi de .netsoins.com.
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Les préfixes les plus courants correspondent à des environnements distincts : g.netsoins pour la gestion, e.netsoins pour l’espace éducatif, c.netsoins pour le volet soins, ou encore hsm.netsoins.com pour certains hébergements sécurisés. Saisir le mauvais préfixe renvoie vers un portail qui ne reconnaît pas vos identifiants, sans message d’erreur explicite.
Avant toute tentative de connexion, il faut donc récupérer l’adresse exacte communiquée par la direction ou le service informatique de votre établissement. Certaines structures l’affichent sur un mémo papier en salle de soins, d’autres l’intègrent directement en favori sur les postes partagés. Si vous changez de navigateur ou de terminal, pensez à vérifier que l’URL enregistrée est bien celle de votre résidence et non celle d’un autre site du groupe.
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Pour accéder à l’application Netsoins sans erreur, la méthode la plus fiable reste de copier-coller l’adresse depuis un document interne plutôt que de la taper de mémoire.
Identifiants Netsoins et droits d’accès par profil utilisateur
Les identifiants de connexion sont attribués par l’administrateur de votre établissement, pas par l’éditeur du logiciel. Aucun compte grand public n’existe pour Netsoins. Un nouvel arrivant (soignant, cadre, agent administratif) reçoit un couple identifiant/mot de passe lors de sa prise de poste ou de sa formation initiale.
Le niveau d’accès dépend du profil défini dans le système. Un aide-soignant n’aura pas les mêmes modules visibles qu’un médecin coordonnateur ou qu’un gestionnaire administratif. Cette segmentation n’est pas un bug : elle répond aux exigences du RGPD et de l’hébergement de données de santé (HDS).
- Un profil soignant accède aux transmissions, au plan de soins et aux constantes du résident, mais pas aux données de facturation.
- Un profil administratif gère les admissions, les mouvements et la partie financière, sans visualiser le dossier médical complet.
- Un profil médecin dispose d’un accès élargi au dossier médical informatisé, aux prescriptions et aux comptes rendus de téléconsultation.
Si un module que vous utilisez habituellement disparaît après une mise à jour ou un changement de poste, le problème vient presque toujours d’une modification de vos droits. Contactez votre référent informatique ou votre cadre pour vérifier votre profil.
Double authentification sur Netsoins : ce qui change pour les soignants
Depuis 2024-2025, plusieurs groupes d’EHPAD et DSI planifient le déploiement de l’authentification multifacteur (MFA) sur les portails Netsoins. Le principe : après avoir saisi votre mot de passe, un second code temporaire est requis, envoyé par SMS ou généré par une application d’authentification installée sur un smartphone professionnel.
Ce changement a des conséquences pratiques directes. Chaque soignant doit disposer d’un terminal compatible pour recevoir le second facteur. En cas de perte ou de changement de téléphone, une procédure de récupération doit être prévue en amont par l’établissement.
Trois points à anticiper avant l’activation de la MFA :
- Vérifier que le numéro de téléphone associé à votre compte est à jour dans le système.
- Installer l’application d’authentification recommandée par votre DSI sur le terminal professionnel (pas sur un appareil personnel, sauf accord explicite).
- Tester la procédure de récupération au moins une fois avant la mise en production, pour éviter un blocage total le jour du basculement.
La MFA ajoute quelques secondes à chaque connexion, mais elle réduit considérablement le risque d’accès non autorisé aux données de santé des résidents.
Gestion de votre espace Netsoins au quotidien
Une fois connecté, la page d’accueil affiche les informations liées au secteur sélectionné lors de votre dernière session. Ce paramètre de secteur reste en mémoire d’une connexion à l’autre. Si vous intervenez sur plusieurs unités, pensez à vérifier le secteur actif avant de saisir une transmission ou un soin, sous peine de l’attribuer au mauvais résident.
La navigation repose sur des modules accessibles depuis un menu principal : dossier administratif, transmissions (narratives ou ciblées), plan de soins, constantes. Chaque module se subdivise en onglets et en vues filtrables par période ou par type d’information.
Transmissions et traçabilité des soins
La saisie d’une transmission peut se faire depuis l’écran d’accueil ou depuis le cahier des transmissions du résident. Une transmission ciblée suit la structure DAR (Données, Actions, Résultats), tandis qu’une transmission narrative reste libre. Après validation, la transmission apparaît dans le fil chronologique du résident et ne peut plus être supprimée, seulement complétée ou clôturée.
Déconnexion et sécurité de session
Netsoins se déconnecte automatiquement après une trentaine de minutes d’inactivité. Sur un poste partagé en salle de soins, fermer manuellement sa session après chaque utilisation reste une bonne pratique. Un oubli de déconnexion expose le compte à une utilisation par un tiers, ce qui pose un problème de traçabilité et de responsabilité.
La gestion du mot de passe se fait depuis les paramètres du profil utilisateur. En cas d’oubli, la réinitialisation passe par l’administrateur de l’établissement, pas par un lien automatique envoyé par email. Prévoir un mot de passe robuste dès la première connexion évite de multiplier les demandes de réinitialisation auprès du cadre ou du service informatique.